CONSIDÉRANT QUE le Cabinet Rancourt Legault Joncas (ci-après le « Cabinet») est assujetti à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après la « Loi sur la protection ») ;

CONSIDÉRANT QUE le Cabinet s’engage à protéger les renseignements personnels qu’il collecte et traite dans le cadre de ses activités dans le respect des lois et règlements applicables ;

CONSIDÉRANT QUE pour s’acquitter des obligations prévues à la Loi sur la protection, est instituée la présente politique administrative concernant les règles de gouvernance en matière de protection des renseignements personnels.

EN CONSÉQUENCE, LE CABINET DÉCRÈTE CE QUI SUIT :

OBJECTIFS

La présente Politique vise les objectifs suivants :

• Énoncer les orientations et les principes directeurs destinés à assurer efficacement la protection des renseignements personnels ;
• Protéger les renseignements personnels recueillis par le Cabinet tout au long de leur cycle de vie ;
• Assurer la conformité aux exigences légales applicables à la protection des renseignements personnels, dont la Loi sur la protection, et aux meilleures pratiques en cette matière ;
• Assurer la confiance du public envers le Cabinet, faire preuve de transparence concernant le traitement des renseignements personnels et les mesures de protection appliquées par le Cabinet.

1. COLLECTE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cabinet collecte les renseignements personnels nécessaires aux fins de ses activités, notamment :

• Nom, Prénom;
• Adresse;
• Adresse courriel;
• Numéro de téléphone;
• Photocopie d’une pièce d’identité lorsque nécessaire ou lorsque requis par toute autre loi.

Le Cabinet ne procède pas à la collecte et à la conservation de tout renseignement personnel sans le consentement de la personne concernée.

Est entendu que le consentement est donné à des fins spécifiques, pour une durée nécessaire à la réalisation des fins auxquelles il est demandé, et doit être :

a) Manifeste : ce qui signifie qu’il est évident et certain ;

b) Libre : ce qui signifie qu’il doit être exempt de contraintes ;

c) Éclairé : ce qui signifie qu’il est pris en toute connaissance de cause.

Ces renseignements sont recueillis aux fins d’ouverture des dossiers clients et pour l’exécution des mandats qui nous sont confiés dont notamment aux fins d’entreprendre des procédures judiciaires. Le Cabinet collecte les renseignements personnels par une fiche-client et ensuite les renseignements sont entrés dans une base de données informatisées.

2. CONSERVATION ET UTILISATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Le Cabinet limite l’accès à tout renseignement personnel détenu aux seules personnes pour lesquelles ledit accès est requis à l’exercice de leurs fonctions au

sein du Cabinet. Le Cabinet conserve les données et documents comportant des renseignements personnels pour la durée du dossier ainsi que sept (7) ans après sa fermeture. Après ce délai, les renseignements personnels sont détruits. Concernant les pièces d’identités, celles-ci peuvent être détruite 90 jours suivant leur utilisation, lorsque requis par toute autre lois.

3. COMMUNICATION À DES TIERS

Le Cabinet doit communiquer certains renseignements personnels à des tiers, tel le nom et prénom et l’adresse. Ceux-ci peuvent être communiqué, à ces tiers décrits ci-après :

• Au Palais de justice où les procédures sont déposées;
• À la partie adverse;
• À des tiers intervenants;
• Auprès du registraire des entreprises;
• Auprès du Registre foncier.

4. DROIT D’ACCÈS ET DE RECTIFICATION

Toute personne a le droit d’être informée de l’existence de tout renseignement personnel la concernant et conservé dans un fichier. Toute personne concernée peut demander de recevoir l’information relative à tout renseignement personnel détenu par le Cabinet la concernant. L’accès d’une personne concernée a tout renseignement personnel la concernant est gratuit. Toutefois, des frais n’excédant pas le coût de la transcription, de la reproduction et de la transmission du renseignement personnel peuvent être exigés de cette personne.

Lorsque le Cabinet entend exiger des frais, il doit informer la personne concernée du montant approximatif qui lui sera demandé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document. Toute personne peut faire rectifier ou retirés les renseignements personnels conservé dans la base de données du Cabinet, si le renseignement est inexact, incomplet ou équivoque.

5. PROCÉDURE D’ACCÈS OU DE RECTIFICATION

Une demande de communication ou de rectification doit être faite par écrit parune personne physique concernée par le renseignement personnel et cette personne physique doit être légalement autorisé à agir à l’égard de ce renseignement personnel.

La demande doit être adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels du Cabinet. La personne responsable avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa demande.

Cet avis de réception indique les délais pour donner suite à la demande et l’effet que la Loi sur la protection attache au défaut, par le responsable, de les respecter. Ledit avis informe également le requérant du recours en révision prévu par la section V de la Loi sur la protection. Le responsable donne suite à une demande de communication ou de rectification avec diligence et au plus tard dans les trente jours suivant la date de sa réception. Si le traitement de la demande dans le délai prévu à la présente politique paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités du Cabinet le responsable peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période n’excédant pas dix jours et en donner avis au requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre la personne concernée.

Si la demande est acceptée, les renseignements personnels sont communiqués dans un délai raisonnable par voie électronique, par courrier ou en personne, selon les préférences de l’individu. La personne responsable doit motiver tout refus d’accéder à une demande et indiquer la disposition de la Loi sur la protection sur laquelle ce refus s’appuie. La personne responsable rend sa décision par écrit et transmet une copie au requérant. Elle s’accompagne du texte de la disposition sur laquelle le refus s’appuie, le cas échéant, et d’un avis l’informant du recours en révision à la Commission d’accès à l’information.

La personne responsable veille à ce que le renseignement faisant l’objet de la demande soit conservé, le temps requis pour permettre au requérant d’épuiser les recours prévus à la Loi sur la protection.

6. PERSONNE RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS

PERSONNELS

La personne responsable au sein du Cabinet est :

Me Jean-Gabriel Mercier Rancourt

responsableRP@rancourtlegault.com

7. MESURES POUR ASSURER LA CONFIDENTIALITÉ ET LA SÉCURITÉ DES

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les renseignements personnels que le Cabinet collecte sont conservés dans un environnement sécurisé. Pour assurer la sécurité des renseignements personnel, le Cabinet informatise les données recueillis sur une plateforme web qui est sécurisé. Le Cabinet s’engage à maintenir et à mettre en place les plus hauts standards de confidentialité. Toutefois, puisqu’aucun mécanisme n’offre une sécurité maximale, une part de risque est toujours présente lorsque l’on utilise Internet pour transmettre et/ou informatisé des renseignements personnels.

8. TRAITEMENT DES PLAINTES

Toute personne physique qui estime que le Cabinet n’assure pas la protection des renseignements personnels de manière conforme à la Loi sur la protection peut porter plainte de la manière suivante : Une plainte ne peut être considérée uniquement que si elle est faite par écrit par une personne physique qui s’identifie. Telle demande est adressée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels du Cabinet. La personne responsable avise par écrit le requérant de la date de la réception de sa plainte et indique les délais pour y donner suite.

La personne responsable donne suite à une plainte avec diligence et au plus tard dans les trente jours suivant la date de sa réception. Si le traitement de la plainte dans le délai prévu paraît impossible à respecter sans nuire au déroulement normal des activités du Cabinet, la personne responsable peut, avant l’expiration de ce délai, le prolonger d’une période de dix (10) jours et en donne avis au requérant, par tout moyen de communication permettant de joindre ce dernier.

Dans le cadre du traitement de la plainte, la personne responsable peut communiquer avec le plaignant et faire une enquête interne. À l’issue de l’examen de la plainte, la personne responsable transmet au plaignant une réponse finale écrite et motivée. Si le plaignant n’est pas satisfait de la réponse obtenue ou du traitement de sa plainte, il peut s’adresser par écrit à la Commission d’accès à l’information.

9. DISPOSITION FINALE

La présente politique de confidentialité doit être publiée sur le site Internet du Cabinet dans une section dédiée à celle-ci. La présente politique de confidentialité et toute modification de celle-ci entrent en vigueur à la date inscrite sur celle-ci.

Adoption de la politique : Septembre 2023